Blijk van Belangstelling Aanbestedingsbrief

Deze modelbrief voor een Blijk van Belangstelling (in het Engels Expression Of Interest) Aanbestedingsbrief geeft u een paar mogelijkheden om de aandacht van uw lezers te trekken. De structuur waarin de brief is opgesteld en de elementen die erin worden behandeld zijn van belang voor elk aanbestedingstraject. U zult zien dat u een goed begin maakt als u de algemene instructies opvolgt die in de brief staan. Verder dient u goed op de hoogte te zijn van de vereisten van dit project, de leverdata in dit project, zodat u zeker van bent dat u uw inzending succesvol toe te passen.

Na het downloaden van deze EOI-brief en het invullen van de lege plekken, kunt u elk detail en uiterlijk van uw persoonlijke EOI aanpassen en sneller voltooien. Houdt er rekening mee dat dit een algemene brief is en dat de inhoud moet worden gepersonaliseerd en afgestemd om uw kans op succes te vergroten voor de aanbesteding. 

Hieronder treft u een algemeen overzicht van de belangrijkste stappen die bij dit proces horen en processen kunnen van tijd tot tijd enigszins veranderen. De term "Blijk van belangstelling" (EOI) hieronder is ook van toepassing op Offertes en Hoogwaardige Offertes.

Stap 1 Zoek en bekijk de aanbestedingsadvertentie

[BEDRIJF] publiceert alle aanbestedingen in het lokale overheidsgedeelte van lokale kranten en een andere lokale publicatie. Aanbestedingen worden ook op de website van de overheid gedaan en op verschillende websites.

Stap 2 Vraag een kopie van de offerte of het EOI- verzoek aan 

Aanbestedingsdocumenten kunnen op verschillende websites worden gedownload.

Lees het aanbestedingsdocument zeer zorgvuldig en maak uzelf vertrouwd met de aanbestedings-voorwaarden, de geadverteerde selectiecriteria, de specificaties en de contractvoorwaarden, voornamelijk de clausules over levering en prijsverschillen, voordat u beslist of u geschikt bent of niet.

Als u niet zeker bent over het voorgestelde contract, bespreek dit dan met de contactpersoon die in de aanbestedingsadvertentie is vermeld of laat de aanbesteding door uw wettelijke vertegenwoordiger beoordelen.

Zorg ervoor dat u alle benodigde velden van het document hebt ingevuld, aan elk van de criteria hebt voldaan en het vereiste aantal exemplaren van uw inzending heeft verstrekt. U bent dan klaar om uw aanbestedingsdocumenten in te dienen.

Bedrijfsgegevens zijn over het algemeen toegankelijk voor het publiek. De ontvangen inschrijvingen worden tijdens de evaluatie- en rapportagefase echter vertrouwelijk behandeld (zie stap 9 tot en met 10) en vervolgens bewaard in het aanbestedingsdossier. Ze kunnen op enig moment het voorwerp uitmaken van een verzoek om inzage.

Inschrijvers die verlangen dat alle bij een inschrijving verstrekte informatie permanent vertrouwelijk wordt gehouden, moeten dit schriftelijk en met redenen omkleed, bijv. om een commercieel belang of intellectueel eigendom te beschermen.

Het Bedrijf zal dezelfde aanbestedingsdocumenten aanbieden aan al diegenen die reageren op een aanbesteding. De aanbestedingstermijn is doorgaans drie weken. Tijdens de aanbestedingsperiode wilt u wellicht meer informatie of opheldering vragen aan de contactpersoon. Als een respondent mondeling of schriftelijk advies krijgt waarin de betekenis van de aanbestedingsdocumentatie wordt verduidelijkt, wordt dezelfde informatie aan alle andere respondenten verstrekt. Het bedrijf houdt een schriftelijk overzicht bij van alle verstrekte adviezen.

De onderneming kan potentiële inschrijvers uitnodigen voor een pre-tenderbijeenkomst om meer informatie te verstrekken en te reageren op gestelde vragen. De notulen van deze vergadering worden rondgedeeld aan degenen die de vergadering bijwonen of die hun interesse bij Bedrijf hebben geregistreerd.

Offertes moeten op een specifieke locatie worden ingediend en niet later dan de sluitingstijd op de sluitingsdatum. Er zijn echter enkele redenen waarom late aanbestedingen kunnen worden aanvaard - zoals beschreven in de wet en regelgeving van de lokale overheid. Meestal kunnen LATE-inzendingen niet worden geaccepteerd. Wat gebeurt er nu?

Het inschrijvingspanel van het bedrijf opent alle inschrijvingen die op de vervaldatum en het tijdstip zijn ontvangen in de ontvangstruimte van het bedrijf in de bedrijfskamers. Het panel geeft een overzicht van de ontvangen inschrijvingen in alfabetische volgorde en de lijst wordt weergegeven in de ontvangstruimte voor openbare weergave.

Elke inzending wordt beoordeeld door een inschrijvingspanel. Hoewel andere criteria kunnen worden gebruikt die specifieker zijn voor elke aanbesteding, zijn de volgende voorbeelden van veelgebruikte criteria bij een beoordeling:

• operationele capaciteit;

• technische en methodologische beoordeling;

• financiële draagkracht;

• duur of tijdvereisten;

• beoordeling van gezondheid en veiligheid op het werk;

• milieu- en duurzaamheidsoverwegingen;

• kwaliteit;

• prijs.

Het inschrijvingspanel zal alle inschrijvingen onderzoeken om na te gaan of ze voldoen aan de aanbestedingsvoorwaarden, inclusief het invullen van alle relevante inschrijvingsformulieren.

Elke offerte wordt in detail gelezen en de sterke en zwakke punten worden beoordeeld en vastgelegd. De inzendingen worden vervolgens gescoord op basis van de geadverteerde criteria en gerangschikt.

Het aanbestedingspanel kan u uitnodigen voor een interview na aanbesteding om meer details te vragen over uw vermogen om de werken uit te voeren. Na het interview kan het panel de scores en rangschikking van inschrijvers beoordelen.

Het panel stelt een rapport op aan de afdeling Financiën of de Commissie met een aanbeveling om ofwel zonder opgaaf van redenen in te gaan, of om een contract aan te gaan met één inschrijver of een aantal inschrijvers. De resolutie van de commissie gaat dan als een aanbeveling voor het volledige bedrijf.

U wordt schriftelijk op de hoogte gesteld als uw inschrijving niet succesvol of succesvol was. Als uw inschrijving succesvol is, wordt u schriftelijk op de hoogte gesteld en kan het nodig zijn dat de contractdocumentatie wordt ingevuld.