Formele verontschuldigingsbrief

Hoe schrijft u een formele verontschuldigingsbrief?

De manier waarop u omgaat met fouten is het belangrijkste onderdeel van het werkelijke probleem dat is veroorzaakt en hoe mensen u en het bedrijf dat u vertegenwoordigt zullen beoordelen. U kunt bijvoorbeeld fouten accepteren, oplossingen aandragen, onthouden hoe de situatie is ontstaan, aardig en beleefd blijven, etc. Echter, er is ook een andere kant die minder resultaat bereikt, namelijk dat u zich begint te verdedigen en het laat gaan. Maar dat is misschien niet de beste uitkomst voor de toekomst.

Een degelijke zakelijke verontschuldiging of excuses dient aan de volgende voorwaarden te voldoen:

Zorg voor de juiste timing. Het is het beste om u zo snel mogelijk te verontschuldigen nadat het incident zich heeft voorgedaan, echter het is niet nodig om impulsief te zijn.
U dient zich goed voor te bereiden wat u gaat zeggen.
Overweeg het meest geschikte communicatiemiddel.
Er zijn veel manieren om uw excuses aan te bieden: u kunt zich persoonlijk verontschuldigen, telefonisch of een verontschuldigingsbrief schrijven.
Oogcontact hebben is een goede zaak, aangezien excuses persoonlijk zijn; als iemand echter diep gekwetst is, is een brief misschien een betere manier.
Uitleg zonder excuses. Nadat u zichzelf heeft verontschuldigd, kunt u kort uitleggen waarom dit is gebeurd, maar pas op dat u geen excuses gaat maken. Dit zou onbeleefd zijn.
Het principe "de klant heeft altijd gelijk".
Wanneer u zich moet verontschuldigen bij de klant of zakenpartner, moet u aan dit principe denken.
Meestal is het beter om alle schuld op zich te nemen.
Een korte uitleg over wat u gaat doen om dit niet nog een keer te laten gebeuren.

Stel uzelf de volgende situatie voor:

Is het voor u gemakkelijker om persoonlijk of via andere communicatiemiddelen uw excuses aan te bieden?
Heeft u de neiging om veel excuses te geven om uw acties of de situatie uit te leggen?
Er is een gezegde dat luidt: "Hoe meer excuses u maakt, hoe schuldiger u lijkt".
Denkt u dat het waar is? Waarom of waarom niet?
Als een klant of een zakenpartner zegt dat hij zijn vertrouwen in uw bedrijf heeft verloren, wat zou u dan doen of zeggen?

Suggesties om rekening mee te houden bij het verzenden van een verontschuldigingsbrief aan uw klant:

Spreek uw klant rechtstreeks aan;
Voeg een persoonlijk tintje toe aan deze sjabloon;
Zeg letterlijk sorry en biedt uw excuses aan;
Vat het probleem samen, leg het gepast en met de juiste woorden uit;
Empathie voor de oplossing en laat weten dat suggesties welkom zijn;
Excuses, vraag hen om terug te reageren met eventuele suggesties.
Zorg ervoor dat u uw klant het gevoel geeft dat u hun situatie volledig begrijpt.
Laat hen weten wat uw verdere plannen zijn en vermeld ook enkele oplossingsopties waaraan het bedrijf heeft gedacht;
Vertel de klant om uit die opties te kiezen of stel een nieuwe voor;
Zeg aan het eind bedankt en behandel ze alsof ze de koning zijn;
Lees na het invullen de brief, begrijp het en zorg ervoor dat u het leuk vond als u de klant was.

Vertontschuldiging- of excusesbrief opmaak:

Het schrijven van een verontschuldigingsbrief is dus een goed begin. Er zijn veel overwegingen bij het schrijven van een formele verontschuldigingsbrief en het volgende formaat is gebruikelijk:

Stap 1: Typ adres verzender, ontvanger en datum,

Typ uw adres en telefoonnummer, lijn links bovenaan de pagina uit. Het is niet nodig om uw naam of titel hier te vermelden, deze wordt in de afsluiting opgenomen.

Typ het adres van de ontvanger; Typ eventueel de naam van de ontvanger, voeg de titel toe en adres, links uitgelijnd. Richt de brief waar mogelijk aan een specifiek persoon.

Typ de datum, in het formaat: maand, dag en jaar op één regel boven uw adres, links bovenaan.

Stap 2: Typ de aanhef

Typ de persoonlijke titel en volledige naam van de ontvanger in de aanhef, links uitlijnen. Laat één regel wit na de aanhef. Een suggestie: gebruik de volledige naam van de ontvanger, tenzij u de persoon gewoonlijk met een voornaam aanduidt.

Stap 3: Stel de brief op

In de eerste alinea van de hoofdtekst van de brief geeft u het doel van de brief aan. In de volgende alinea's kunt u voorbeelden gebruiken om uw hoofdargument te ondersteunen. In de laatste alinea moet u het doel van uw brief opnieuw samenvatten en een geschikte te volgen handelwijze voorstellen. Laat de alinea's niet inspringen. Maar laat in plaats daarvan een witregel tussen elke alinea.

Stap 4: Sluit de brief

Sluit de brief af zonder inspringing en laat drie of vier regels over voor uw handtekening tussen de afsluiting en uw getypte naam en/of titel.

Formele Excuses Brief Voorbeeld

Beste naam,
Hierbij mijn oprechte excuses voor {{omschrijf situatie}} op/om {{datum/tijd}}. Het was verkeerd van me om {{omschrijf acties}} te doen, en het spijt me oprecht.
Vermijd het gebruik van losse taal, jargon of vage termen voor de hele tekst van de brief.
Ik mij voorstellen hoe {{pijn/boos}} en {{gefrustreerd/teleurgesteld}} jullie zijn gezien de gevolgen van mijn acties en de problemen die ik heb veroorzaakt.

Beschrijf hier met details als de overtreding ernstig was

Ik neem de volledige verantwoordelijkheid op mij. Het was verkeerd van mij om {{omschrijf actie}} te doen.
Er is geen excuus voor dat soort gedrag.
U kunt er zeker van zijn dat ik alle nodige maatregelen heb genomen zodat dit soort fouten nooit meer voorkomen.
Als er tastbare concrete stappen zijn die u heeft genomen, vermeld deze dan hier.
Ik betreur het ten zeerste dat dit ooit heeft mogen gebeurt en ik ben bereid alles te doen wat nodig is om de situatie recht te zetten. Als de situatie dit rechtvaardigt of als u een idee heeft hoe u het goed kunt maken, vermeld die details dan hier.
Nogmaals, het spijt mij oprecht en ik vraag nederig om uw vergeving.
Met vriendelijke groeten,

Zoals u weet, zal communicatie op een professionele manier u respect opleveren en u nieuwe kansen bieden in het leven en het bedrijfsleven. Daarom helpen we u door deze formele Excusesbrief-sjabloon te verstrekken en u zult zien dat u tijd bespaart en uw effectiviteit vergroot. Let op: deze sjabloon is alleen bedoeld als richtlijn. Brieven en andere correspondentie moeten worden aangepast aan uw persoonlijke situatie. We bieden u een perfect geschreven formele verontschuldigingsbrief template die meteen aan uw behoeften zal voldoen!

Bekijk direct dit formele excusesbrief template. Succes!

DISCLAIMER
Nothing on this site shall be considered legal advice and no attorney-client relationship is established.

Download Formele verontschuldigingsbrief

GDPR Compliance Templates

Related templates

Latest templates

Latest topics